Regulamin świadczenia usług.

01Przedmiot i akceptacja

Niniejszy regulamin świadczenia usług i sprzedaży („Regulamin”) określa zasady dostępu do usługi ROSTER i korzystania z niej. ROSTER to internetowa platforma oprogramowania (SaaS) do zarządzania bookingiem dla agencji artystycznych oraz niezależnych artystów zawodowych, prowadzona przez NYWAL, SAS o kapitale 100 €, RCS Nanterre 990 053 654, z siedzibą pod adresem 6 Square de l’Hippodrome, 92210 Saint-Cloud, Francja („NYWAL” lub „my”).

Usługa jest przeznaczona wyłącznie dla profesjonalistów w rozumieniu francuskiego kodeksu konsumenckiego, działających w ramach swojej działalności (agencje, struktury managementu, artyści przedsiębiorcy i artyści niezależni). Zakładając konto lub korzystając z usługi, klient („Klient”) potwierdza, że działa w celach zawodowych, i bez zastrzeżeń akceptuje niniejszy Regulamin. Przepisy chroniące konsumentów, w tym prawo odstąpienia od umowy, nie mają zastosowania.

02Definicje

• „Usługa”: platforma ROSTER dostępna pod adresem app.roster.ag, jej moduły, interfejsy i dokumentacja.
• „Organizacja”: odizolowana przestrzeń robocza utworzona przez Klienta (agencja lub niezależny artysta), z którą powiązane są subskrypcja, Użytkownicy i Dane Klienta.
• „Użytkownik”: każda osoba fizyczna mająca dostęp do Usługi w ramach Organizacji (właściciel, administrator, członek zespołu lub artysta korzystający z portalu artysty).
• „Dane Klienta”: wszystkie dane, pliki i treści importowane, wprowadzane lub generowane w Organizacji przez jej Użytkowników (artyści, kontakty organizatorów, terminy, umowy, faktury, dokumenty, dane finansowe i logistyczne).
• „Subskrypcja”: płatny pakiet wykupiony dla Organizacji (plan, opcje, stanowiska i rozszerzenia), rozliczany w okresach miesięcznych lub rocznych.

03Konto, dostęp i bezpieczeństwo

Utworzenie konta wymaga podania dokładnych i aktualizowanych informacji. Klient odpowiada za poufność danych logowania swoich Użytkowników, za działania wykonywane za pośrednictwem ich kont oraz za nadawanie i odbieranie ról i uprawnień w swojej Organizacji (w tym za dostępy przyznane artystom przez portal artysty oraz współpracownikom zewnętrznym).

Udostępniane są mechanizmy zabezpieczania kont (uwierzytelnianie dwuskładnikowe, klucze dostępu/passkeys, unieważnianie sesji); ich włączenie należy do obowiązków Klienta. W razie potwierdzonego zagrożenia dla bezpieczeństwa Usługi lub danych NYWAL może niezwłocznie zawiesić dowolny dostęp.

04Bezpłatny okres próbny

Bezpłatny okres próbny może być oferowany na czas wskazany na stronie Cennik w chwili rejestracji. Okres próbny przysługuje tylko raz na Organizację i na osobę, bez wymogu podawania metody płatności. Po zakończeniu okresu próbnego nie jest pobierana żadna automatyczna płatność: dostęp do funkcji płatnych zostaje zawieszony do chwili wyraźnego wykupienia Subskrypcji. NYWAL zastrzega sobie prawo odmowy lub przerwania okresu próbnego w razie nadużycia (wielokrotne okresy próbne, obchodzenie ograniczeń).

05Subskrypcje, ceny i ich zmiany

Usługa jest świadczona w ramach Subskrypcji, odrębnie dla każdej Organizacji, zgodnie z cennikiem opublikowanym na stronie Cennik w chwili zakupu. Ceny są cenami netto; właściwy podatek VAT jest doliczany zgodnie z obowiązującymi przepisami (mechanizm odwrotnego obciążenia dla podatników wewnątrzunijnych posiadających ważny numer VAT).

Klient może w każdej chwili, samoobsługowo: zmienić plan, dodać stanowiska, włączyć moduły opcjonalne lub rozszerzyć limity pojedynczo. Zwiększenia (przejście na wyższy plan, dodatki) wchodzą w życie natychmiast i są rozliczane od razu, proporcjonalnie do pozostałej części okresu, również w przypadku okresów rocznych. Zmniejszenia (przejście na niższy plan, rezygnacje z opcji) wchodzą w życie z końcem bieżącego okresu i nie uprawniają do żadnego zwrotu za okres rozpoczęty.

NYWAL może zmieniać cennik. O każdej zmianie ceny mającej zastosowanie do trwającej Subskrypcji Klient jest powiadamiany co najmniej trzydzieści (30) dni przed jej wejściem w życie; zmiana obowiązuje dopiero od następnego okresu rozliczeniowego. W razie braku akceptacji Klient może wypowiedzieć umowę przed wejściem nowej ceny w życie.

06Płatności i opóźnienia w płatnościach

Płatności obsługuje nasz dostawca Stripe; NYWAL nie przechowuje pełnych danych kart płatniczych. Należności są wymagalne z góry w każdym terminie rozliczeniowym i płatne udostępnionymi metodami płatności.

W razie nieudanej płatności płatny dostęp może zostać zawieszony po powiadomieniu i bezskutecznych ponownych próbach obciążenia. Zgodnie z art. L.441-10 i D.441-5 francuskiego kodeksu handlowego każde opóźnienie w płatności powoduje z mocy prawa naliczenie odsetek według stopy procentowej stosowanej przez EBC w jej najnowszej operacji refinansującej, powiększonej o 10 punktów, oraz zryczałtowanej rekompensaty za koszty odzyskiwania należności w wysokości 40 € za każdą niezapłaconą fakturę.

07Okres obowiązywania i wypowiedzenie

Subskrypcja jest zawierana na wybrany okres (miesięczny lub roczny) i odnawia się automatycznie na kolejne okresy tej samej długości. Każda ze stron może wypowiedzieć umowę w dowolnym momencie, ze skutkiem na koniec bieżącego okresu, bez zwrotu za okres rozpoczęty, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej. Wypowiedzenia dokonuje się w sekcji rozliczeń Organizacji.

NYWAL może rozwiązać lub zawiesić z mocy prawa każdą Subskrypcję w razie naruszenia niniejszego Regulaminu, po wezwaniu do usunięcia naruszenia pozostałym bezskutecznym przez piętnaście (15) dni, a w razie poważnego naruszenia (oszustwo, naruszenie bezpieczeństwa, użycie niezgodne z prawem) bez zachowania tego terminu.

Po zakończeniu umowy Klient może skorzystać z samoobsługowych funkcji eksportu, aby odzyskać swoje Dane Klienta (zob. „Dane Klienta i ich odzyskanie”).

08Dozwolone korzystanie

Klientowi zabrania się w szczególności: używania Usługi do celów niezgodnych z prawem lub porządkiem publicznym; naruszania praw osób trzecich (dane importowane bez podstawy prawnej, treści naruszające cudze prawa); prób obchodzenia mechanizmów bezpieczeństwa, izolacji lub limitów Usługi; uzyskiwania dostępu do Usługi nieautoryzowanymi środkami automatycznymi; odsprzedawania Usługi, udzielania na nią sublicencji lub udostępniania jej osobom trzecim spoza swojej Organizacji; wysyłania za pomocą Usługi komunikacji niezamówionej; a także korzystania z niej w sposób rażąco przekraczający limity planu.

Moduł statystyk społecznościowych opiera się wyłącznie na publicznie dostępnych danych odnośnych platform, zbieranych przez naszego wyspecjalizowanego dostawcę. Dostępność i dokładność tych danych zależą od platform zewnętrznych i nie są gwarantowane.

09Dane Klienta i ich odzyskanie

Dane Klienta pozostają wyłączną własnością Klienta. Klient udziela NYWAL ograniczonej, niewyłącznej i światowej licencji na hosting, zwielokrotnianie i przetwarzanie Danych Klienta wyłącznie w celu świadczenia, zabezpieczania i ulepszania Usługi, na czas trwania umowy.

Klient gwarantuje, że dysponuje wszystkimi prawami i podstawami prawnymi niezbędnymi w odniesieniu do Danych Klienta, które importuje i przetwarza w Usłudze (w szczególności do swoich baz kontaktów zawodowych i danych swoich artystów); jako administrator danych ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich zgodność z obowiązującymi przepisami.

Odzyskanie danych: Klient ma do dyspozycji samoobsługowy eksport swoich Danych Klienta (ustrukturyzowany eksport w formacie JSON, ukierunkowane eksporty CSV/PDF, kopie zapasowe); dokumenty i załączniki pobiera się z Usługi. Eksport pozostaje dostępny po rozwiązaniu umowy, a także przez cały okres uprzedzenia poprzedzający zaplanowane usunięcie. Jest on zastrzeżony dla Organizacji, które wykupiły płatną Subskrypcję, i nie jest dostępny w samym okresie próbnym.

Przechowywanie po zakończeniu umowy: po faktycznym zakończeniu umowy Dane Klienta są przechowywane przez 6 miesięcy; w tym czasie Klient może je odzyskać lub reaktywować swoją Organizację. Po upływie tego okresu ich usunięcie zostaje zaplanowane i zapowiedziane Klientowi z wyprzedzeniem co najmniej 15 dni. Usunięcie pociąga za sobą zniszczenie klucza szyfrującego właściwego dla Organizacji w ciągu 7 dni: zaszyfrowane Dane Klienta stają się wówczas trwale nieczytelne, również w już wykonanych kopiach zapasowych. Zastrzega się przechowywanie wymagane prawem (fakturowanie, księgowość) oraz dzienniki audytu.

10Generowane dokumenty: ważne zastrzeżenie

Usługa udostępnia konfigurowalne narzędzia do generowania dokumentów (szablony umów i ich klauzule, faktury i faktury korygujące z numeracją ciągłą, konfigurowalne adnotacje prawne, tryby rozliczeń zwane „sprzedażą występu” (cession) lub „pośrednictwem” (mandat), pola i zmienne niestandardowe). Narzędzia te i ich domyślna treść są dostarczane jedynie jako wzorce i w żadnym wypadku nie stanowią porady prawnej, księgowej, podatkowej ani z zakresu ubezpieczeń społecznych.

Klient pozostaje wyłącznym autorem i wystawcą umów, które zawiera, oraz faktur, które wystawia za pomocą Usługi, i ponosi wyłączną odpowiedzialność za ich ważność, kompletność i zgodność z przepisami, którym podlega. NYWAL nie jest stroną stosunków umownych między Klientem, jego artystami i osobami trzecimi (organizatorami, producentami) i nie ponosi z tego tytułu żadnej odpowiedzialności. Zaleca się, aby Klient zlecił weryfikację swoich szablonów własnym doradcom.

11Fakturowanie elektroniczne (moduł opcjonalny)

Moduł fakturowania elektronicznego umożliwia, opcjonalnie, wystawianie i przekazywanie faktur w formacie Factur-X za pośrednictwem zewnętrznej akredytowanej platformy partnerskiej. Klient (lub, w stosownym przypadku, jego artysta, który włączył opcję na własny rachunek albo udzielił pełnomocnictwa do fakturowania) pozostaje prawnym wystawcą przekazywanych faktur. Dostępność tego modułu zależy od platformy partnerskiej oraz od obowiązujących wymogów regulacyjnych, które mogą się zmieniać; NYWAL samodzielnie nie gwarantuje pełnej zgodności Klienta z jego obowiązkami w zakresie fakturowania elektronicznego.

12Moduł e-mail (podłączone skrzynki i sekwencje)

Opcjonalny moduł e-mail pozwala Klientowi podłączyć własne konta pocztowe (Google, Microsoft lub IMAP), aby wysyłać, odbierać i automatyzować e-maile z poziomu Usługi (sekwencje pozyskiwania klientów, przypomnienia, skrzynka odbiorcza). Podłączając konto, Klient oświadcza, że dysponuje niezbędnymi prawami do tej skrzynki, i zezwala na jej techniczną obsługę przez naszego wyspecjalizowanego dostawcę wskazanego w Polityce prywatności. Treść e-maili i bazy kontaktów stanowią Dane Klienta.

Klient pozostaje wyłącznym nadawcą swojej komunikacji i ponosi wyłączną odpowiedzialność za jej zgodność z przepisami o marketingu bezpośrednim (w szczególności informowanie odbiorców, istnienie podstawy prawnej, respektowanie wypisów z listy i sprzeciwów). Usługa udostępnia mechanizmy wypisania się oraz automatyczne zatrzymywanie sekwencji po pierwszej odpowiedzi; ich właściwe stosowanie i respektowanie sprzeciwów należą do Klienta. Masowa wysyłka komunikacji niezamówionej jest zabroniona; w razie skarg, nietypowych współczynników odrzuceń lub zgłoszeń od dostawców poczty NYWAL może zawiesić moduł ze skutkiem natychmiastowym, tytułem środka zabezpieczającego.

Dostarczalność e-maili (klasyfikacja jako spam, limity wysyłki, cofnięcie autoryzacji przez dostawcę poczty) zależy od usług zewnętrznych i nie jest gwarantowana. Jeden kredyt e-mail odpowiada jednej skrzynce podłączonej w sposób ciągły; kredyty e-mail stanowią trwałą pojemność powiązaną z Subskrypcją, rozszerzalną pojedynczo.

13Moduł asystenta AI

Opcjonalny moduł asystenta AI pozwala upoważnionym Użytkownikom odpytywać dane swojej Organizacji w języku naturalnym i przygotowywać akcje. Odpowiedzi generują modele sztucznej inteligencji zewnętrznych dostawców wskazanych w Polityce prywatności; jako probabilistyczne z natury, mogą zawierać błędy, pominięcia lub przybliżenia i nie stanowią porady prawnej, księgowej, podatkowej ani z zakresu ubezpieczeń społecznych, ani gwarancji dokładności. Klient weryfikuje uzyskane informacje przed podjęciem jakiejkolwiek decyzji.

Asystent nie dokonuje żadnego zapisu samodzielnie: każda proponowana przez niego akcja (utworzenie lub zmiana danych, przygotowanie dokumentów) jest wykonywana dopiero po wyraźnym potwierdzeniu przez Użytkownika, którego uprawnienia i blokady są ponownie weryfikowane w chwili potwierdzenia. Tak potwierdzona akcja jest uznawana za wykonaną przez Użytkownika i wiąże Klienta na tych samych zasadach co działanie wykonane ręcznie.

Konwersacje oraz wyłącznie te fragmenty Danych Klienta, które są niezbędne do udzielenia odpowiedzi, są przekazywane dostawcy modeli w chwili użycia; dostawcy ci zobowiązują się umownie nie wykorzystywać tych danych do trenowania swoich modeli. Klient zarządza dostępem do modułu dla każdego Użytkownika z osobna w ustawieniach swojej Organizacji. Każda wiadomość zużywa jeden kredyt; kredyty AI są przydzielane miesięcznie, nie przechodzą na kolejny miesiąc i można je uzupełniać dodatkowymi pakietami.

14Portal artysty

Klient może zaprosić swoich artystów do bezpłatnego korzystania z dedykowanej przestrzeni („portal artysty”), prezentującej informacje, które Usługa udostępnia temu profilowi (terminy, honoraria, plany podróży, udostępnione dokumenty, przesyłanie faktur i dokumentów rozliczeniowych). Klient decyduje, których artystów zaprasza, i gwarantuje, że jest upoważniony do udzielenia im dostępu do tych informacji. Konta portalu artysty nie zajmują płatnych stanowisk.

15Dostępność, wsparcie i rozwój usługi

NYWAL świadczy Usługę z należytą starannością, w ramach zobowiązania starannego działania, i podejmuje uzasadnione handlowo starania w celu zapewnienia jej dostępności, nie gwarantując umownego poziomu dostępności (w ramach niniejszego Regulaminu nie jest zawierana żadna umowa SLA). Mogą występować planowane przerwy konserwacyjne, w miarę możliwości poza godzinami pracy, a także przerwy awaryjne podyktowane względami bezpieczeństwa.

Wsparcie jest świadczone e-mailem pod adresem [email protected], w języku francuskim i angielskim, w godzinach pracy.

Usługa stale się rozwija. NYWAL może dodawać, zmieniać lub wycofywać funkcje, nie pogarszając istotnie zasadniczych funkcji Subskrypcji wykupionej na bieżący okres; istotne pogorszenie uprawnia Klienta do wypowiedzenia umowy na koniec okresu, bez kar.

16Własność intelektualna Usługi

Usługa, jej oprogramowanie, interfejsy, bazy danych (z wyłączeniem Danych Klienta), znaki towarowe i dokumentacja pozostają wyłączną własnością NYWAL lub jej licencjodawców. Subskrypcja przyznaje Klientowi osobiste, niewyłączne, niezbywalne i nieprzenoszalne prawo korzystania, ograniczone do czasu trwania umowy i do wewnętrznego użytku jego Organizacji. Żadne inne prawa nie są przyznawane.

17Ochrona danych (umowa powierzenia przetwarzania, art. 28 RODO)

W zakresie przetwarzania danych osobowych zawartych w Danych Klienta Klient działa jako administrator danych, a NYWAL jako podmiot przetwarzający. Niniejszy artykuł stanowi zawartą między stronami umowę powierzenia przetwarzania danych.

• Polecenia: NYWAL przetwarza Dane Klienta wyłącznie w celu świadczenia Usługi i na udokumentowane polecenia Klienta (niniejszy Regulamin oraz konfiguracja dokonana w Usłudze), chyba że wymaga tego prawo; w takim przypadku NYWAL informuje o tym Klienta, o ile nie jest to zabronione.
• Poufność: osoby upoważnione do przetwarzania Danych Klienta są zobowiązane do zachowania poufności i uzyskują do nich dostęp wyłącznie zgodnie z zasadą najmniejszych uprawnień; każda interwencja wsparcia w Organizacji jest rejestrowana w sposób uniemożliwiający manipulację.
• Bezpieczeństwo: NYWAL wdraża środki techniczne i organizacyjne opisane w Polityce prywatności (izolacja danych każdej Organizacji egzekwowana na dwóch niezależnych poziomach, szyfrowanie w tranzycie, szyfrowanie w spoczynku kluczem właściwym dla każdej Organizacji, wymazanie kryptograficzne przy usunięciu, szyfrowane kopie zapasowe w UE, których serwery produkcyjne nie mogą ani odczytać, ani usunąć, automatyczne testy izolacji blokujące każde wdrożenie).
• Dalsze podmioty przetwarzające: Klient udziela ogólnej zgody na korzystanie z dalszych podmiotów przetwarzających wymienionych w Polityce prywatności. NYWAL informuje Klienta co najmniej trzydzieści (30) dni przed każdym dodaniem lub zastąpieniem; Klient może wnieść sprzeciw z uzasadnionych przyczyn, a w braku porozumienia każda ze stron może wypowiedzieć odnośną Subskrypcję ze skutkiem na koniec okresu.
• Pomoc: NYWAL w rozsądnym zakresie pomaga Klientowi w odpowiadaniu na wnioski osób, których dane dotyczą, oraz w wypełnianiu jego obowiązków w zakresie bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń i oceny skutków dla ochrony danych, z uwzględnieniem charakteru przetwarzania.
• Naruszenia: NYWAL powiadamia Klienta o każdym dotyczącym go naruszeniu ochrony danych osobowych bez zbędnej zwłoki po powzięciu o nim wiedzy, przekazując informacje przydatne do wypełnienia jego własnych obowiązków notyfikacyjnych.
• Los danych: po zakończeniu umowy NYWAL usuwa Dane Klienta na zasadach opisanych w artykule „Dane Klienta i ich odzyskanie”; Klient dysponuje samoobsługowymi eksportami w celu ich wcześniejszego odzyskania.
• Audyt: NYWAL udostępnia informacje niezbędne do wykazania zgodności z niniejszym artykułem i umożliwia audyt, najwyżej raz na okres dwunastu (12) miesięcy, po pisemnym zawiadomieniu z wyprzedzeniem trzydziestu (30) dni, na koszt Klienta, w godzinach pracy i bez dostępu do danych innych klientów.
• Lokalizacja i transfery: Dane Klienta są hostowane w Unii Europejskiej; ewentualne transfery do państw trzecich dokonywane przez dalsze podmioty przetwarzające są objęte odpowiednimi zabezpieczeniami (decyzja stwierdzająca odpowiedni stopień ochrony, Data Privacy Framework lub standardowe klauzule umowne).

18Odpowiedzialność

Łączna całkowita odpowiedzialność NYWAL z tytułu umowy, niezależnie od podstawy, jest ograniczona do kwoty netto rzeczywiście zapłaconej przez Klienta za odnośną Subskrypcję w ciągu dwunastu (12) miesięcy poprzedzających zdarzenie powodujące szkodę.

NYWAL nie odpowiada za szkody pośrednie ani nieprzewidywalne (utrata zysków, obrotu, klientów lub szans handlowych, uszczerbek na wizerunku) ani za szkody wynikające z treści i decyzji Klienta, z korzystania niezgodnego z przeznaczeniem lub z usług zewnętrznych (platformy społecznościowe, dostawca płatności, platforma fakturowania elektronicznego).

Żadne postanowienie nie wyłącza ani nie ogranicza odpowiedzialności NYWAL za winę umyślną lub rażące niedbalstwo, ani w przypadkach, w których zabrania tego prawo.

19Siła wyższa

Żadna ze stron nie odpowiada za niewykonanie zobowiązań spowodowane zdarzeniem siły wyższej w rozumieniu art. 1218 francuskiego kodeksu cywilnego i orzecznictwa. Jeżeli przeszkoda trwa dłużej niż sześćdziesiąt (60) dni, każda ze stron może rozwiązać umowę bez odszkodowania.

20Zmiany Regulaminu

NYWAL może zmieniać niniejszy Regulamin. O istotnych zmianach Klient jest powiadamiany co najmniej trzydzieści (30) dni przed ich wejściem w życie (e-mailem na adres konta właściciela i/lub powiadomieniem w Usłudze). Dalsze korzystanie z Usługi po wejściu zmian w życie oznacza ich akceptację; w przeciwnym razie Klient może wypowiedzieć umowę ze skutkiem na koniec bieżącego okresu.

21Postanowienia różne

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu zostanie uznane za nieważne lub bezskuteczne, pozostałe postanowienia pozostają w mocy. Niedochodzenie roszczeń z tytułu naruszenia nie oznacza zrzeczenia się ich. Klient nie może przenieść umowy bez pisemnej zgody NYWAL; NYWAL może ją przenieść w ramach restrukturyzacji lub zbycia działalności, powiadamiając o tym Klienta. Elektroniczne rejestry i dzienniki Usługi stanowią dowód między stronami. Powiadomienia są skutecznie dokonywane e-mailem.

22Prawo właściwe, jurysdykcja i język

Niniejszy Regulamin podlega prawu francuskiemu. W braku polubownego rozwiązania sporu w ciągu trzydziestu (30) dni od pisemnego zawiadomienia wszelkie spory dotyczące jego zawarcia, wykonania lub wykładni podlegają wyłącznej jurysdykcji sądu do spraw działalności gospodarczej w Nanterre (tribunal des activités économiques), niezależnie od wielości pozwanych lub przypozwania.

Regulamin może być tłumaczony; w razie rozbieżności wiążąca jest wersja francuska.