Algemene voorwaarden.

01Voorwerp en aanvaarding

Deze algemene gebruiks- en verkoopvoorwaarden (de “Voorwaarden”) beheersen de toegang tot en het gebruik van de dienst ROSTER, een online softwareplatform (SaaS) voor boekingsbeheer voor artiestenbureaus en zelfstandige professionele artiesten, uitgegeven door NYWAL, SAS naar Frans recht met een maatschappelijk kapitaal van € 100, RCS Nanterre 990 053 654, met statutaire zetel te 6 Square de l’Hippodrome, 92210 Saint-Cloud, Frankrijk (“NYWAL” of “wij”).

De dienst is uitsluitend voorbehouden aan professionals in de zin van het Franse consumentenwetboek, die handelen in het kader van hun activiteit (bureaus, managementstructuren, artiest-ondernemers en zelfstandigen). Door een account aan te maken of de dienst te gebruiken, erkent de klant (de “Klant”) dat hij beroepsmatig handelt en aanvaardt hij deze Voorwaarden zonder voorbehoud. De beschermende bepalingen voor consumenten, waaronder het herroepingsrecht, zijn niet van toepassing.

02Definities

• “Dienst”: het ROSTER-platform, toegankelijk via app.roster.ag, met zijn modules, interfaces en documentatie.
• “Organisatie”: de afgeschermde werkruimte die door de Klant is aangemaakt (bureau of zelfstandige artiest) en waaraan het abonnement, de Gebruikers en de Klantgegevens zijn gekoppeld.
• “Gebruiker”: iedere natuurlijke persoon die uit hoofde van een Organisatie toegang heeft tot de Dienst (eigenaar, beheerder, lid, of artiest via het artiestenportaal).
• “Klantgegevens”: alle gegevens, bestanden en inhoud die door de Gebruikers van de Organisatie daarin worden geïmporteerd, ingevoerd of gegenereerd (artiesten, contacten van organisatoren, datums, contracten, facturen, documenten, financiële en logistieke gegevens).
• “Abonnement”: de betaalde formule die per Organisatie wordt afgesloten (plan, opties, seats en uitbreidingen), gefactureerd per maandelijkse of jaarlijkse periode.

03Account, toegang en beveiliging

Voor het aanmaken van een account zijn juiste en actueel gehouden gegevens vereist. De Klant is verantwoordelijk voor de vertrouwelijkheid van de inloggegevens van zijn Gebruikers, voor de handelingen die via hun accounts worden verricht, alsmede voor het toekennen en intrekken van rollen en machtigingen binnen zijn Organisatie (met inbegrip van de toegang die via het artiestenportaal aan artiesten en aan externe medewerkers wordt verleend).

Er worden mechanismen voor de beveiliging van accounts ter beschikking gesteld (tweefactorauthenticatie, toegangssleutels/passkeys, intrekken van sessies); het activeren ervan valt onder de verantwoordelijkheid van de Klant. NYWAL kan iedere toegang onverwijld opschorten in geval van een aangetoond risico voor de veiligheid van de Dienst of van de gegevens.

04Gratis proefperiode

Er kan een gratis proefperiode worden aangeboden, voor de duur die op de pagina Tarieven staat vermeld op het moment van de inschrijving. De proefperiode is beperkt tot één keer per Organisatie en per persoon, zonder dat een betaalmiddel is vereist. Na afloop van de proefperiode vindt geen enkele automatische afschrijving plaats: de toegang tot de betaalde functies wordt opgeschort totdat uitdrukkelijk een Abonnement wordt afgesloten. NYWAL behoudt zich het recht voor een proefperiode te weigeren of te beëindigen in geval van misbruik (meerdere proefperiodes, omzeiling).

05Abonnementen, prijzen en wijzigingen

De Dienst wordt geleverd op abonnementsbasis, per Organisatie, volgens de tarieventabel die op de pagina Tarieven is gepubliceerd op het moment van de inschrijving. De prijzen zijn exclusief belastingen; de toepasselijke btw wordt toegevoegd overeenkomstig de geldende regelgeving (verleggingsregeling voor intracommunautaire btw-plichtigen met een geldig btw-nummer).

De Klant kan te allen tijde, via selfservice: van plan wisselen, seats toevoegen, optionele modules activeren of limieten per eenheid uitbreiden. Verhogingen (upgrades, toevoegingen) gaan onmiddellijk in en worden onmiddellijk gefactureerd naar rato van de resterende periode, ook bij jaarlijkse periodes. Verlagingen (downgrades, verwijderingen) gaan in aan het einde van de lopende periode en geven geen recht op enige terugbetaling van de reeds aangevangen periode.

NYWAL kan haar tarieven wijzigen. Iedere prijswijziging die op een lopend Abonnement van toepassing is, wordt ten minste dertig (30) dagen vóór de inwerkingtreding ervan meegedeeld en geldt pas vanaf de eerstvolgende facturatieperiode. Aanvaardt de Klant de wijziging niet, dan kan hij opzeggen vóór de inwerkingtreding van het nieuwe tarief.

06Betaling en betalingsverzuim

Betalingen worden verwerkt door onze dienstverlener Stripe; NYWAL slaat geen volledige bankkaartgegevens op. De bedragen zijn op iedere vervaldag vooraf verschuldigd en betaalbaar via de bij de betaling aangeboden betaalmiddelen.

Bij een mislukte betaling kan de betaalde toegang worden opgeschort na kennisgeving en vruchteloze nieuwe incassopogingen. Overeenkomstig de artikelen L.441-10 en D.441-5 van het Franse wetboek van koophandel leidt iedere betalingsachterstand van rechtswege tot vertragingsrente, berekend tegen de rentevoet die de ECB op haar meest recente herfinancieringstransactie toepast, vermeerderd met 10 procentpunten, alsmede tot een forfaitaire invorderingsvergoeding van € 40 per onbetaalde factuur.

07Duur en opzegging

Het Abonnement wordt aangegaan voor de gekozen periode (maandelijks of jaarlijks) en wordt stilzwijgend verlengd met opeenvolgende periodes van dezelfde duur. Ieder van de partijen kan te allen tijde opzeggen; de opzegging wordt van kracht aan het einde van de lopende periode, zonder terugbetaling van de reeds aangevangen periode, behoudens andersluidende dwingende wettelijke bepalingen. Opzegging geschiedt via de facturatieomgeving van de Organisatie.

NYWAL kan ieder Abonnement van rechtswege beëindigen of opschorten in geval van schending van deze Voorwaarden, na een ingebrekestelling die gedurende vijftien (15) dagen zonder gevolg is gebleven — of onverwijld in geval van een ernstige tekortkoming (fraude, aantasting van de beveiliging, onrechtmatig gebruik).

Bij het einde van de overeenkomst beschikt de Klant over de selfservice-exportfuncties om zijn Klantgegevens op te halen (zie “Klantgegevens en omkeerbaarheid”).

08Aanvaardbaar gebruik

Het is de Klant met name verboden: de Dienst te gebruiken voor onrechtmatige of met de openbare orde strijdige doeleinden; inbreuk te maken op rechten van derden (gegevens die zonder rechtsgrondslag zijn geïmporteerd, inbreukmakende inhoud); te proberen de beveiligings-, isolatie- of begrenzingsmechanismen van de Dienst te omzeilen; zich via ongeoorloofde geautomatiseerde middelen toegang tot de Dienst te verschaffen; de Dienst door te verkopen, in sublicentie te geven of buiten zijn Organisatie aan derden ter beschikking te stellen; via de Dienst ongevraagde berichten te versturen; of er een gebruik van te maken dat de limieten van zijn plan kennelijk te buiten gaat.

De module voor socialemediastatistieken steunt uitsluitend op publiek toegankelijke gegevens van de betrokken platforms, verzameld door onze gespecialiseerde dienstverlener. De beschikbaarheid en de juistheid van deze gegevens hangen af van de platforms van derden en worden niet gegarandeerd.

09Klantgegevens en omkeerbaarheid

De Klantgegevens blijven exclusief eigendom van de Klant. De Klant verleent NYWAL een beperkte, niet-exclusieve en wereldwijde licentie voor het hosten, reproduceren en verwerken van de Klantgegevens, uitsluitend met het oog op het leveren, beveiligen en verbeteren van de Dienst, voor de duur van de overeenkomst.

De Klant garandeert dat hij over alle vereiste rechten en rechtsgrondslagen beschikt voor de Klantgegevens die hij in de Dienst importeert en verwerkt (met name zijn professionele contactenbestanden en de gegevens van zijn artiesten); hij is, in zijn hoedanigheid van verwerkingsverantwoordelijke, als enige verantwoordelijk voor de rechtmatigheid ervan volgens de toepasselijke regelgeving.

Omkeerbaarheid: de Klant kan al zijn Klantgegevens te allen tijde via selfservice exporteren (volledige export in gestructureerd JSON-formaat, gerichte CSV/PDF-exports, back-ups). Na het effectieve einde van de overeenkomst worden de Klantgegevens binnen dertig (30) dagen verwijderd of geanonimiseerd, onder voorbehoud van back-upkopieën met een korte rotatiecyclus en van wettelijk verplichte bewaring.

10Gegenereerde documenten — belangrijke waarschuwing

De Dienst stelt configureerbare hulpmiddelen voor het genereren van documenten ter beschikking (contractmodellen en hun clausules, facturen en creditnota’s met doorlopende nummering, configureerbare wettelijke vermeldingen, de zogenoemde factureringsregimes “cessie” en “mandaat”, aangepaste velden en variabelen). Deze hulpmiddelen en hun standaardinhoud worden slechts als sjablonen verstrekt en vormen in geen geval juridisch, boekhoudkundig, fiscaal of sociaalrechtelijk advies.

De Klant blijft de enige auteur en uitreiker van de contracten die hij sluit en van de facturen die hij via de Dienst uitreikt, en is als enige verantwoordelijk voor de geldigheid, de volledigheid en de conformiteit ervan met de op hem toepasselijke regelgeving. NYWAL is geen partij bij de contractuele relaties tussen de Klant, zijn artiesten en derden (organisatoren, producenten) en aanvaardt in dat verband geen enkele aansprakelijkheid. De Klant wordt verzocht zijn modellen door zijn eigen adviseurs te laten valideren.

11Elektronische facturering (optionele module)

De module voor elektronische facturering maakt het optioneel mogelijk facturen in Factur-X-formaat uit te reiken en te verzenden via een erkend partnerplatform van een derde. De Klant (of, in voorkomend geval, zijn artiest die de optie voor eigen rekening heeft geactiveerd of een factureringsmandaat heeft verleend) blijft de wettelijke uitreiker van de verzonden facturen. De beschikbaarheid van deze module hangt af van het partnerplatform en van de geldende wettelijke vereisten, die kunnen evolueren; NYWAL garandeert op zichzelf niet de algehele naleving door de Klant van zijn verplichtingen inzake elektronische facturering.

12Artiestenportaal

De Klant kan zijn artiesten uitnodigen om gratis toegang te krijgen tot een speciale omgeving (het “artiestenportaal”) met de informatie die de Dienst aan dat profiel toont (datums, gages, reisschema’s, gedeelde documenten, indienen van facturen en bewijsstukken). De Klant bepaalt welke artiesten worden uitgenodigd en garandeert dat hij gerechtigd is hun toegang te geven tot de betrokken informatie. Accounts van het artiestenportaal verbruiken geen betaalde seat.

13Beschikbaarheid, support en evoluties

NYWAL levert de Dienst met zorgvuldigheid en op basis van een inspanningsverplichting, en levert commercieel redelijke inspanningen om de beschikbaarheid ervan te verzekeren, zonder een contractueel beschikbaarheidspercentage te garanderen (onder deze Voorwaarden wordt geen SLA afgesloten). Er kunnen geplande onderhoudsonderbrekingen plaatsvinden, waar mogelijk buiten kantooruren, alsmede noodonderbrekingen die door de veiligheid worden ingegeven.

Support wordt geleverd per e-mail via [email protected], in het Frans en het Engels, tijdens kantooruren.

De Dienst evolueert voortdurend. NYWAL kan functies toevoegen, wijzigen of verwijderen, zonder de essentiële functies van het afgesloten Abonnement tijdens de lopende periode wezenlijk aan te tasten; iedere wezenlijke aantasting geeft de Klant het recht om tegen het einde van de periode zonder boete op te zeggen.

14Intellectuele eigendom van de Dienst

De Dienst, zijn software, interfaces, databanken (met uitzondering van de Klantgegevens), merken en documentatie blijven exclusief eigendom van NYWAL of van haar licentiegevers. Het Abonnement verleent de Klant een persoonlijk, niet-exclusief, niet-cedeerbaar en niet-overdraagbaar gebruiksrecht, beperkt tot de duur van de overeenkomst en tot het interne gebruik van zijn Organisatie. Er wordt geen enkel ander recht verleend.

15Gegevensbescherming (verwerkersovereenkomst — art. 28 AVG)

Voor de verwerking van persoonsgegevens die in de Klantgegevens zijn vervat, treedt de Klant op als verwerkingsverantwoordelijke en NYWAL als verwerker. Dit artikel vormt de tussen partijen gesloten verwerkersovereenkomst.

• Instructies: NYWAL verwerkt de Klantgegevens uitsluitend om de Dienst te leveren en op basis van de gedocumenteerde instructies van de Klant (deze Voorwaarden en de in de Dienst uitgevoerde configuratie), behoudens een wettelijke verplichting — in dat geval informeert NYWAL de Klant, tenzij dit verboden is.
• Vertrouwelijkheid: de personen die gemachtigd zijn de Klantgegevens te verwerken, zijn aan een vertrouwelijkheidsverplichting onderworpen en hebben daartoe slechts toegang volgens het beginsel van minimale rechten; iedere interventie van de support in een Organisatie wordt op onvervalsbare wijze gelogd.
• Beveiliging: NYWAL treft de technische en organisatorische maatregelen die zijn beschreven in het Privacybeleid (isolatie per Organisatie, afgedwongen tot op de database, versleuteling tijdens de overdracht, versleuteling in rust van gevoelige geheimen, versleutelde back-ups in de EU, geautomatiseerde isolatietests bij iedere uitrol naar productie).
• Subverwerkers: de Klant verleent een algemene toestemming voor de inzet van de subverwerkers die in het Privacybeleid worden vermeld. NYWAL informeert de Klant ten minste dertig (30) dagen vóór iedere toevoeging of vervanging; de Klant kan hiertegen op legitieme gronden bezwaar maken, en bij gebreke van overeenstemming kan ieder van de partijen het betrokken Abonnement tegen het einde van de periode opzeggen.
• Bijstand: NYWAL verleent de Klant redelijke bijstand bij het beantwoorden van verzoeken van betrokkenen tot uitoefening van hun rechten en bij zijn verplichtingen inzake beveiliging, melding en gegevensbeschermingseffectbeoordeling, rekening houdend met de aard van de verwerking.
• Inbreuken: NYWAL meldt de Klant iedere inbreuk in verband met persoonsgegevens die hem betreft, zo spoedig mogelijk nadat zij er kennis van heeft genomen, met de informatie die nuttig is voor zijn eigen meldingsverplichtingen.
• Bestemming van de gegevens: bij het einde van de overeenkomst verwijdert NYWAL de Klantgegevens overeenkomstig het artikel “Klantgegevens en omkeerbaarheid”, waarbij de Klant over de selfservice-exports beschikt voor de voorafgaande teruggave ervan.
• Audit: NYWAL stelt de informatie ter beschikking die nodig is om de naleving van dit artikel aan te tonen en staat een audit toe, ten hoogste eenmaal per periode van twaalf (12) maanden, met inachtneming van een schriftelijke aankondigingstermijn van dertig (30) dagen, op kosten van de Klant, tijdens kantooruren en zonder toegang tot gegevens van andere klanten.
• Locatie en doorgiften: de Klantgegevens worden gehost in de Europese Unie; eventuele doorgiften naar derde landen door subverwerkers worden omkaderd door passende waarborgen (adequaatheidsbesluit, Data Privacy Framework of standaardcontractbepalingen).

16Aansprakelijkheid

De totale gecumuleerde aansprakelijkheid van NYWAL uit hoofde van de overeenkomst, uit welken hoofde ook, is beperkt tot het bedrag exclusief belastingen dat de Klant voor het betrokken Abonnement daadwerkelijk heeft betaald in de twaalf (12) maanden voorafgaand aan het feit dat tot aansprakelijkheid aanleiding geeft.

NYWAL is niet aansprakelijk voor indirecte of onvoorzienbare schade (winstderving, omzetderving, verlies van klanten of kansen, imagoschade), noch voor schade die voortvloeit uit de inhoud en beslissingen van de Klant, uit niet-conform gebruik, of uit diensten van derden (socialemediaplatforms, betalingsdienstverlener, platform voor elektronische facturering).

Geen enkele bepaling sluit de aansprakelijkheid van NYWAL uit of beperkt deze in geval van opzet of grove schuld, noch in de gevallen waarin de wet dit verbiedt.

17Overmacht

Geen van de partijen kan aansprakelijk worden gehouden voor een tekortkoming die is veroorzaakt door een geval van overmacht in de zin van artikel 1218 van het Franse burgerlijk wetboek en de rechtspraak. Duurt de verhindering langer dan zestig (60) dagen, dan kan ieder van de partijen de overeenkomst zonder schadevergoeding beëindigen.

18Wijziging van de Voorwaarden

NYWAL kan deze Voorwaarden wijzigen. Wezenlijke wijzigingen worden ten minste dertig (30) dagen vóór hun inwerkingtreding meegedeeld (per e-mail aan het adres van het eigenaarsaccount en/of via een melding in de Dienst). Voortgezet gebruik na de inwerkingtreding geldt als aanvaarding; anders kan de Klant opzeggen met ingang van het einde van zijn lopende periode.

19Diverse bepalingen

Indien een bepaling van de Voorwaarden nietig of niet-afdwingbaar wordt geoordeeld, blijven de overige bepalingen van kracht. Het zich niet beroepen op een tekortkoming geldt niet als afstand van recht. De Klant kan de overeenkomst niet overdragen zonder schriftelijke toestemming van NYWAL; NYWAL kan de overeenkomst overdragen in het kader van een herstructurering of een overdracht van activiteiten, onder kennisgeving aan de Klant. De elektronische registers en logbestanden van de Dienst gelden tussen partijen als bewijs. Kennisgevingen geschieden rechtsgeldig per e-mail.

20Toepasselijk recht, bevoegde rechter en taal

Deze Voorwaarden worden beheerst door het Franse recht. Bij gebreke van een minnelijke oplossing binnen dertig (30) dagen na een schriftelijke kennisgeving valt ieder geschil over de totstandkoming, de uitvoering of de uitleg ervan onder de exclusieve bevoegdheid van de economische rechtbank van Nanterre (tribunal des activités économiques), niettegenstaande pluraliteit van verweerders of oproeping in vrijwaring.

De Voorwaarden kunnen worden vertaald; in geval van verschillen is de Franse versie doorslaggevend.