● Product — rondleiding
De volledige bookingcyclus, op één plek.
Prospectie, data, contracten, facturen, logistiek, statistieken: ROSTER vervangt de lappendeken van spreadsheets, Word-sjablonen en WhatsApp-gesprekken door acht modules die samenwerken — gebouwd voor artiestenbureaus én onafhankelijke artiesten.
/01 · Bookings & mijlpalen
Elke datum schuift op langs heldere mijlpalen.
Een datum is geen regel in een spreadsheet, maar een opeenvolging van stappen — datum bevestigd, contract verstuurd en getekend, facturen betaald, reis geboekt. ROSTER maakt die mijlpalen zichtbaar op elke booking en berekent de voortgang vanzelf: je ziet in één oogopslag wat vastzit en wie moet handelen.
Zodra het contract getekend is, worden gages, commissies en eventvoorwaarden automatisch vergrendeld: geen bedragen meer die “per ongeluk” worden aangepast na ondertekening. En bij gedeelde line-ups draagt één booking meerdere artiesten — elk met eigen gage, commissie en vervoer; de totalen tellen zichzelf op.
- Configureerbare mijlpalen, voortgang automatisch berekend
- Financiële velden vergrendeld na ondertekening
- Multi-artiest: gages en commissies per regel, totalen geaggregeerd
/02 · Prospectie & opvolging
Een pipeline die opvolgt in jouw plaats.
Al je gesprekken met organisatoren in één helder kanban: te contacteren, in gesprek, deal binnen. Elke kaart bewaart de historiek, de contacten van de promotor en de voorgestelde artiesten — geen prospects meer die verdampen in een mailbox.
En vooral: ROSTER vergeet nooit op te volgen. Elke lead draagt een opvolgdatum, automatisch voorgesteld bij elke statuswijziging. Op de dag zelf duikt hij op in je dashboard — geen deal sterft nog door vergetelheid.
- Kanban per status, van eerste contact tot getekende deal
- Voorgestelde opvolgdata en automatische herinneringen
- Volledige historiek per organisator en per contact
/03 · Contracten
Contracten gegenereerd, niet overgetypt.
Boekingsovereenkomst of bemiddelingsmandaat: ROSTER kent beide regimes en past voor elke artiest het juiste kader toe — contracttype, aantal facturen, verplichte vermeldingen. Het document wordt als PDF gegenereerd uit de gegevens van de booking: nul overtypen, nul afwijking tussen contract en factuur.
Jouw sjablonen blijven van jou: bewerk clausules met variabelen die zichzelf invullen — artiestennaam, datum, gage, technische voorwaarden. Een voorbeeldstudio toont de PDF live terwijl je de velden bijstelt.
- Boekings- of bemiddelingsregime per artiest, automatisch toegepast
- Sjablonen met variabelen, clausules bewerkbaar door het bureau
- Realtime PDF-voorbeeld vóór verzending
/04 · Facturatie
Facturatie die overeind blijft bij een controle.
Doorlopende, sluitende nummering, PDF bevroren bij uitgifte, elke mijlpaal met tijdstempel: je facturen voldoen aan de wettelijke eisen door constructie, niet door discipline. Het origineel wordt achteraf nooit meer gewijzigd.
Bureaufactuur, artiestenfactuur, één of twee facturen naargelang het contractregime: elk document volgt zijn cyclus verstuurd → betaald, zichtbaar op de booking en in een globaal financieel overzicht. Onbetaalde facturen komen vanzelf bovendrijven, met ingebouwde herinneringen.
- Wettelijk sluitende volgnummering — geen gaten, geen dubbels
- PDF bevroren bij uitgifte: het origineel verandert nooit meer
- Opvolging betaald / onbetaald en automatische herinneringen
/05 · Reislogistiek
Vluchten, hotels, tijden: één glashelder reisschema.
Reizen met meerdere segmenten, hotels, entourage, speeltijden: structureer de volledige logistiek van een datum — wie reist, op welke vlucht, in welke kamer — en koppel tickets en bevestigingen rechtstreeks aan elk segment.
De artiest krijgt op zijn beurt een strak chronologisch reisschema in zijn portaal: tijden, adressen, contacten ter plaatse, set times. Nooit meer een “dagplanning”-PDF in elkaar knutselen op de vooravond van de show.
- Reizen en hotels voor meerdere personen, documenten gekoppeld
- Set times en contacten ter plaatse op één plek
- Reisschema voor de artiest automatisch gegenereerd
/06 · Stats & bereik
Je verkoopargumenten werken zichzelf bij.
Spotify, Instagram, TikTok: ROSTER haalt automatisch de publiekscijfers van je artiesten op en tekent hun groei door de tijd uit. Verse cijfers voor je pitches aan organisatoren — zonder screenshots of bijhoudspreadsheet.
Dagelijkse snapshots, bewaarde historiek, gemeten engagement: je ziet wie aan het doorbreken is — en je verkoopt de dynamiek, niet alleen het cijfer van vandaag. Het systeem werkt met credits, die je naar wens over het roster verdeelt.
- Spotify, Instagram en TikTok automatisch gevolgd
- Historiek en groeicurves per artiest
- Engagement gemeten, niet alleen volgers
/07 · Artiestenportaal
Je artiesten zien alles, zonder jou iets te vragen.
Elke artiest krijgt gratis en onbeperkt toegang: bevestigde data, contracten, reisschema’s, facturen. Gedaan met “kun je het vluchtuur nog eens doorsturen?” om 23 uur op de vooravond.
Het portaal toont precies wat de artiest moet zien — nooit de marge van het bureau, nooit de gegevens van andere artiesten. En het werkt voor jou: de artiest registreert er zijn eigen prospectie en stuurt je aanvragen, rechtstreeks in de tool.
- Gratis en onbeperkte toegang voor het hele roster
- Gages zichtbaar, bureaumarge nooit blootgelegd
- Aanvragen en prospectie van artiesten komen rechtstreeks bij jou terecht
/08 · Team & rechten
Ieder zijn terrein, de directie ziet alles.
Fijnmazige rollen en rechten: een agent ziet alleen de artiesten die aan hem zijn toegewezen, de boekhouding kan bij facturen zonder contracten aan te raken, de directie overziet alles. Rechten worden afgedwongen aan de serverkant — niet alleen op het scherm.
ROSTER is multi-bureau van constructie: elk bureau leeft in een ruimte die tot in de database geïsoleerd is. Meerdere structuren onder je hoede? Wissel met één klik, zonder ooit gegevens te vermengen.
- Fijnmazige rollen en rechten, afgedwongen op de server
- Isolatie per bureau tot in de database
- Meerdere bureaus, één account
● Aan jou
Zie het draaien op je eigen data.
Proefperiode van 14 dagen, zonder creditcard. Maak je bureau aan in twee minuten en importeer vandaag nog je eerste data.